IT利活用の会でのお話。
仕事の効率化で何をしているかという話題で、
メール関係でやっていることについて話をしました。
メールの着信をどう受け取っているかは人それぞれだと思いますが
何らかの形で着信を知らせるアクションを設定していると思います。
パソコンの画面にポップアップで表示されたり
スマホにプッシュ通知が届いたり。
僕は仕事柄、各種システムやサービスの通知なども含めて
毎日かなりのメールが届きます。
その度にメールの着信を気にしていたら
かなり注意力を取られてしまい
集中力が低下してしまいます。
ひとつひとつはそれほどではなくても
積み重なればかなりの生産性低下になってしまうかと。
そこで、細かくメールのフィルタリングをしています。
すぐに確認したり返信したりする必要のないメールというのがたくさんあるので
それらはメールソフトのフィルタリング設定をし、
受信ボックスはスルーしてひとつのフォルダに入るようにしています。
受信ボックスに入らなければメール着信の通知はこないので
大量の通知が届くことはありません。
そして作業の合間などに
溜まった急ぎではないメールをまとめて確認します。
これなら作業が中断されることもないです。
フィルタリング先のフォルダをプロジェクトごとなど
細かく分類していたこともあったのですが
それぞれを開くのが手間なので結局「後で読む」的なひとつのフォルダにしました。
急ぎでもないメールに注意力を取られていると思ったら
一度お試しあれ。
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