普段の環境から離れる
先日ベトナムにしばらく旅行に行っていました。モバイルでネットにつなぐことのできる環境を作りルーティンの仕事は普段どおりしていたのですが難しい部分もありました。
普段はＰＣの前にいることがほとんどなので、個別の作業コストをあまり意識せず日々の仕事をしています。
しかし旅先では使える時間が限られていることと、iPhoneなどの携帯端末からも処理をしていたので作業がもたついてしまうことがありました。
効率化よりも目の前の作業をしていた
そこで気付いたのが日々の作業の中で無駄な部分がかなり多いということです。処理をしやすくしたり、そもそも処理をしなくても済むようにできるものもありました。しかし、それをやっていませんでした。
目の前の作業は手動でしてしまえば１分もかからないようなもの。一方で、効率化をするためにはそれよりも時間がかかるのでついつい先延ばしにしていました。
改善を実施
たとえばメールの処理ひとつにしても、返信をする必要のない確認だけのメールも日々大量に届きますが整理するのが面倒ということでメールが届くたびに手動で処理をしていました。
フィルタリングの設定を日々きっちりとおこなっておけば緊急度が高かったり処理が必要なものだけをピックアップし、急ぎでもなく手動での処理も必要がないものはまとめておけば確認も容易です。
他にも仕事上、プログラムで自動化・半自動化できるものも多数ありました。効率化の仕組みを作るのは大変ですが積み重ねていくことですべてがスピードアップしストレスなく仕事ができるようになります。
日々のちょっとした細かいことでも、時間だけではなく集中力もかなり無駄にしているのではないかと思います。
強制的な見直し
効率化を徹底している会社では、管理職の人が年に１週間連続した休みを取ることが義務付けられていて、その間に会社から連絡をする必要があるようなことが発生すれば評価がマイナスになるそうです。その人がいなくても、きちんとした仕組みができていれば仕事は回るはずだということです。
日々の業務は意識しないといつの間にか無駄が積み重なっていきます。定期的に、意識して日常業務から離れる環境を作ることで業務の見直しをすることができ、より効率的な仕組みを作るきっかけにできるのではないかと感じました。
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