メールを送る時に気をつけている点

最近続けてメールの送り方についてお伝えさせてもらう機会がありました。これも何かの縁かと思い、私なりのメールを送る時の注意点を考え直してみました。あくまでも私が気をつけている点です。

[件名は必ずわかりやすいものを付ける]
人によっては１日数十通、数百通のメールが届く。送る本文の内容を簡潔に表した件名を送るのがマナー。後でメールを見返す必要があるときにも役立つ。その観点から考え、異なる用件のメールは基本的には別のメールとして送信する。ただしあまり細かくわけすぎてもうざいので注意が必要。

[メールの発信者を明確にする]
誰から来たメールかを受け取った人がすぐにわかるようにする。方法としては、メールソフトの設定で名前が表示されるようにするのが一番。アルファベットより日本語で書いた方がわかりやすいと思う。また、文の頭に○○社の××です、と書いてもわかる。文の最後に署名を付けるのもわかる。一度自分宛にメールを送ってみると良い。パッと見て誰かすぐわからなければ迷惑。

[返信時には必要部分を抜き出して答える]
受け取ったメールに返答を返すポイントがたくさんある場合は元メールを引用する必要がある。かといって返信文で、メールソフトにより自動的に表示された元メールの間に本文を打つと非常に見にくい。返信文はそのまま下の方に置いておいて、必要な部分だけを抜き取り本文の間に貼り付けてから返答を書くのが良い。

[メール形式について]
メールには、テキスト形式とリッチテキスト形式（ＨＴＭＬ形式）の２種類がある。テキスト形式は文字だけを送信する。リッチテキスト形式は一部の文字の大きさを変えたり色を変えたりと様々な文字情報以外の表現が出来る。一見リッチテキスト形式の方が色々できて便利そうだが、一般的にマナーとしてはテキスト形式で送るべきとされている。これは知らない人が結構多い。出す方は色をつけたりと工夫して出したい事もあるだろうが、見る方はやたら見にくい場合もある。強調したい部分があるならば文章を工夫するべきである。メールソフトの設定で初期値をどうするかを決める事ができる。

[ＣＣ，ＢＣＣをきちんと使い分ける]
ＣＣはカーボンコピー、ＢＣＣはブラインドカーボンコピーである。ＡさんがＢさんにメールを送る時に、Ｃさんにもこの内容を送ろうという時に活用する。ＣＣはＣさんにもメールが転送された事がＢさんにもわかるもの。ＢＣＣはＢさんにはＣさんにもメールが転送された事がわからないもの。何かの事柄において、連絡事項や状況伝達を他関係者に一括で送る時にも用いるが、ＣＣで送る際はメールアドレスという個人情報が全員に見えるので注意が必要。知り合い同士の場合は良いが関係ない人をまとめてＣＣで送るのはマナー違反。

[適度な改行と段落変更]
メールは適度な改行を入れるべきである。ずらずらと続けて書かれたら見にくい。一般的に最大でも３６字程度で改行を入れるべきとされている。イチイチ数える必要は無いので、だいたいで改行を入る。また、段落わけをするのも必要である。ずーっと行間が開く事も無くつまって書かれたメールは見にくい。基本的には３行でひと段落として文章をまとめるようにしています。最大５行くらいかな。小さな段落を多数作り、案件が変わる時には空白行を２，３行と大目にとると全体の構成がひと目でわかりやすい。

色々と書きましたが、結局は相手が見やすいかを最も注意しています。メールは読んでくれと相手に送りつけるものです。最低限見やすく書くことはマナーだと思っています。また、メールを完成し終えた後も送る前に何度か見直しています。誤字脱字はないか、文章の流れはおかしくないか、わかりにくい表現はないか。一応私は５回以上は見直していると思います。見直すたびにここは変えた方がわかりやすいな、などと発見があります。もう直すところもないな、と思ってから送信します。それでも間違う事はありますが、確率はだいぶ減らす事ができています。メールは相手との大切なコミュニケーションツールです。相手のことを考えて自分なりに工夫してみることをお勧めしたいですね。

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